La gestion efficace des documents est cruciale dans une entreprise. Elle permet de centraliser et sécuriser les informations essentielles dans l’organisation. Elle vise également à optimiser le processus interne en limitant le temps de recherche des fichiers importants. Pour garantir un bon fonctionnement, il est recommandé d’utiliser des outils spécifiques, comme un logiciel GED. Il s’agit d’un programme informatique consistant à convertir des éléments papier en formats numériques. Il offre un accès facile des données grâce à l’emploi des mots-clés. Ce type d’application présente même divers avantages pour l’entité.
Plan de l'article
Logiciel GED : définition et domaines d’application
Un logiciel GED ou la gestion électronique des documents est un outil numérique qui permet de centraliser et partager des données dans une organisation. Dans une entreprise, les échanges d’informations sont constants. C’est pour cette raison qu’elle déploie des instruments particuliers afin de simplifier et accélérer les interactions. D’ailleurs, si vous souhaitez obtenir un guide logiciel ged, n’hésitez pas à vous renseigner ici.
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La GED rassemble dans un espace unique toutes les informations concernant l’entreprise, les collaborateurs, les projets, etc. Cela peut être des contrats, des procès, des bons de commande, des annonces, des documents administratifs, des factures, des licences et certifications… Cet outil est également utilisé par différents secteurs, tels que :
- Les entreprises industrielles,
- Les entreprises commerciales,
- Les administrations publiques et collectivités,
- Les centres de santé et les instituts,
- Les entreprises du domaine financier,
- Les entreprises du secteur technologique,
- Etc.
Il est généralement un logiciel exploité par les grandes entreprises, les professions libérales, les PME et encore d’autres organisations. La GED assure aussi la conformité réglementaire tout en améliorant la collaboration entre les parties prenantes dans l’entreprise ainsi que la productivité.
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Avantages
Envisagez-vous d’utiliser un logiciel GED dans votre entreprise ? Sachez qu’il présente divers avantages. Tout d’abord, la GED offre aux collaborateurs la possibilité d’accéder facilement et rapidement aux informations dont ils ont besoin. Cela garantit une meilleure productivité tout en profitant d’une organisation centralisée. Le déploiement de cette application donne alors un gain de temps considérable.
Les documents partagés dans l’espace dédié sont aussi sécurisés. La protection des fichiers donne aux utilisateurs une grande tranquillité d’esprit. Cela minimise même la perte et les fuites des éléments stockés. Pour contrôler l’accès à l’outil, un système d’authentification peut être mis en place. Cela signifie que tous les passages dans cet instrument sont tracés.
La dématérialisation élimine les dépenses liées à l’impression. Il n’est donc plus nécessaire d’investir dans l’achat de papier, d’encre, et d’autres matériels. Votre entreprise va réaliser des économies notables en adoptant des techniques respectueuses de l’environnement.
À part cela, l’utilisation de la gestion électronique des documents facilite le travail collaboratif entre les équipes. Elle est accessible sur plusieurs appareils. Cela favorise la fluidité des échanges et améliore la coordination ainsi que l’organisation dans l’entreprise.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion électronique des documents pour votre entreprise ?
De nombreux logiciels GED sont disponibles sur le marché. Cela rend parfois la sélection difficile. Mais en effectuant certaines études, vous trouverez sûrement celui qui correspond le plus à votre organisation.
Commencez par évaluer vos besoins en précisant le type de documents à centraliser, le volume des fichiers à stocker, l’accessibilité, etc. Optez aussi pour l’application qui se démarque par sa facilité d’emploi. Vérifiez l’interface et privilégiez la GED qui offre des options intuitives. Et observez la compatibilité de la version proposée avec les matériels informatiques que vous utilisez habituellement.
Examinez ensuite la sécurité et la confidentialité de l’outil déployé. Informez-vous s’il dispose de systèmes de contrôle d’accès afin de sécuriser les données sauvegardées. La conformité de l’application est également essentielle. La GED doit respecter les normes en vigueur, comme le RGPD…
À la fin, demandez des devis pour vous permettre de faire une bonne préparation sur le plan financier. Tenez aussi compte des frais associés aux maintenances en cas de dysfonctionnements.
Conseils d’utilisation
L’installation d’un logiciel GED sur vos appareils aura des impacts sur la productivité et la rentabilité de votre entreprise. Mais pour que cela soit efficace, il est important de savoir comment l’utiliser.
Pensez alors à organiser des formations pour accompagner les utilisateurs dans les manipulations. Engagez des professionnels dans ce domaine pour assurer une meilleure transmission des informations. Fournissez aussi des ressources claires pour faciliter le traitement. Proposez par exemple des vidéos et des tutoriels.
Veuillez également catégoriser les documents afin de simplifier la recherche. Classez-les par activités, projets, missions, départements, etc. Et n’oubliez pas de renommer chaque dossier en mettant des mots-clés pertinents.
Pour garantir une organisation optimale, procédez régulièrement aux suivis et aux contrôles des éléments stockés dans l’outil GED. Observez de temps en temps les historiques et évitez d’encombrer les espaces de travail.
