La comptabilité est un élément indispensable pour le bon fonctionnement d’une activité professionnelle et c’est d’ailleurs pour cette raison qu’elle représente un service à part entière au sein des entreprises. Contrairement à ce que plusieurs se disent, elle ne consiste pas seulement à aligner quelques chiffres mais nécessite une véritable expertise pour une meilleure gestion financière de l’entreprise. Au regard de la complexité de la fonction de comptable, qui peut à un moment commettre des erreurs, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité apparaît comme une solution idéale pour les professionnels.
Plan de l'article
Comment fonctionne un logiciel de comptabilité ?
L’usage d’un logiciel de comptabilité comme c’est le cas pour les autres outils informatiques, aide son utilisateur à commettre moins d’erreurs. La manipulation des chiffres et des calculs peut entrainer des erreurs dont les conséquences peuvent être très graves. Pour y remédier, le logiciel de comptabilité Quickbooks représente un outil efficace. Pour fonctionner, ces outils disposent d’un certain nombre de fonctionnalités. Étant donné que les tâches comptables sont diversifiées, vous devez au préalable paramétrer votre logiciel en fonction de la tâche que vous souhaitez réaliser. Cela consiste donc à rentrer les différentes données sur lesquelles vous souhaitez travailler dans le logiciel, la configuration de l’outil selon les besoins de son utilisateur, le choix des plans de compte de l’entreprise, la création des comptes auxiliaires personnalisés, mise en place des journaux auxiliaires pour recueillir les enregistrements comptables, la planification des sauvegardes automatiques etc.
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Les logiciels de comptabilité sont particulièrement faciles à utiliser. Ils nécessitent néanmoins quelques prérequis d’autant plus que son utilisateur doit savoir faire entrer les informations requises dans les espaces respectifs. Pour ce faire, son utilisateur doit avoir quelques notions en informatique. Pour mieux l’utiliser, vous devez nécessairement avoir une bonne expérience de l’utilisation des logiciels informatiques. Lorsque les informations sont bien renseignées, vous obtiendrez forcément de meilleurs résultats que ce soit pour faire une évaluation de la situation financière de l’entreprise, l’analyse des performances financières ou pour anticiper sur les éventuels défis de l’entreprise.
À quoi sert un logiciel de comptabilité ?
Bien que leurs performances varient d’un logiciel à un autre, il n’en demeure pas moins que les logiciels de comptabilité possèdent de nombreuses fonctionnalités leur permettant de réaliser plusieurs tâches. L’usage d’un logiciel de comptabilité est pratique pour :
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Le suivi des dépenses
Cette fonction est indispensable dans l’activité comptable. Elle est utilisée pour enregistrer les historiques des dépenses dans le but de faire un meilleur référencement des factures des clients. La délivrance de ces factures permet à l’entreprise de réaliser ses bilans et de faire les états financiers. Cette option aide également son utilisateur à connaitre la situation financière de l’entreprise ainsi que le solde bancaire.
Une meilleure tenue des documents comptables
Ces documents sont importants pour l’entreprise. Ils permettent d’avoir un aperçu sur la santé générale de l’entreprise. Il s’agit du livre d’inventaire, le bilan, compte de résultat, le livre des comptes, document annexe du bilan. Étant donné que le logiciel de comptabilité permet au comptable de traiter facilement les opérations de l’entreprise, ces résultats peuvent être imprimés sur du papier et être archivés. Cela facilite leur mise à jour ainsi que la synthétisation des différentes informations.
La gestion des factures et des devis
Présente sur la plupart des logiciels de comptabilité, cette fonction est indispensable pour l’établissement des factures et devis. L’entreprise pourra facilement déclarer la TVA en fin d’exercice de l’activité comptable.
Même s’ils sont d’une facilité d’utilisation, l’intervention d’un expert-comptable est essentielle au moment de son utilisation. Il vaut mieux confier son utilisation à un comptable expérimenté afin d’obtenir de meilleurs résultats.
Quels sont les avantages d’un logiciel de comptabilité ?
La comptabilité est une fonction délicate au sein de l’entreprise. L’exercice comptable peut parfois durer plusieurs jours afin d’éviter des erreurs or l’usage d’un logiciel dont le fonctionnement est automatique, permet d’obtenir des résultats plus fiables. L’une des principales raisons pour lesquelles les professionnels le préfèrent, c’est le gain de temps qu’on obtient en l’utilisant. Plutôt que de passer plusieurs jours à faire des états, il suffit simplement de faire entrer des données dans le logiciel qui les traitera automatiquement. De plus, cet outil offre un énorme avantage de minimiser les risques pendant son utilisation. Étant donné que l’action humaine expose à plus de risques d’erreurs, cet outil limitera considérablement cette contrainte.
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un logiciel de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité peut avoir plusieurs fonctionnalités en fonction des besoins de l’entreprise. Toutefois, certaines sont indispensables et devraient se trouver sur tout logiciel digne de ce nom. En effet, vous devez être capable de créer des factures. Cette dernière permet la création facile et rapide d’une facture qui sera directement envoyée à son destinataire.
L’automatisation du suivi des paiements clients est aussi un aspect important pour un bon logiciel de comptabilité. Cela permettra aux responsables financiers de savoir exactement où ils se situent dans leur relation avec chaque client.
La saisie automatique des données bancaires, ainsi que les relevés bancaires, constituent une autre fonctionnalité cruciale car cela épargne au gestionnaire financier le temps qu’il aurait mis pour effectuer cette tâche manuellement.
Un autre point crucial est la capacité à offrir une visibilité en temps réel sur l’état financier global et notamment disposer d’un outil puissant capable de générer des rapports clairs et précis.
Tous ces avantages ne doivent pas masquer l’importance fondamentale d’avoir un système fiable capable d’assurer la sécurité totale des données stockées, afin que celles-ci ne soient ni volées ni altérées par inadvertance ou intentionnellement.
Il conviendra donc aux utilisateurs de faire leur choix en fonction de leurs besoins et moyens financiers.
Comment choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise ?
Le choix du bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise est crucial. Avec une multitude d’options disponibles sur le marché, il peut être difficile de trouver celui qui répond le mieux à vos besoins.
La première étape consiste à bien définir les fonctionnalités qu’il vous faut et celles qui sont accessoires. Effectivement, certains logiciels peuvent être très complets mais aussi plus coûteux que des versions plus simples contenant uniquement les fonctionnalités essentielles.
Une fois ces éléments définis, il faut procéder à l’étape suivante : la recherche et la comparaison des différents fournisseurs de solutions de comptabilité.
Il faut prendre en compte certains critères pour faire son choix, tels que :
Il faut lire les avis des utilisateurs précédents ainsi que ceux des comparateurs afin d’avoir une idée objective sur la qualité et l’efficacité du produit.
Il faut garder à l’esprit que le plus cher ou encore le plus complet n’est pas forcément le meilleur choix. Il est donc nécessaire de prendre en compte tous ces facteurs pour choisir un logiciel de comptabilité qui répondra parfaitement à vos besoins.
